要領が悪い部下・後輩の仕事の効率を上げさせるための指導方法とは?

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私の職場に、勤務態度はまじめなのですがどうも要領が悪く仕事が進まない部下(後輩)がいます。非常に性格も良い部下なのですが、仕事に関しては「デキる」といったタイプではありません。このような部下にスムーズに仕事を進めさせる方法として、何かいい方法はないでしょうか?

人柄は良いけれども仕事の要領が悪い人は結構いるかと思います。今回は、このような部下に対して、上司はどう対処していくのがいいのか、といったお話です。

 

まずは、何に時間をかけ過ぎているのか見極める

一つの仕事をこなすのにすごく時間がかかってしまっている人に、時間をかけずに効率よく仕事をさせるにはどのようにしたらよろしいのでしょうか?

 

まずは、その人の一連の仕事のプロセスを眺めてみて、特にどの段階で時間がかかってしまっているのか見極める必要があります。

虫眼鏡でじっと見る女性

一口に仕事といっても、その仕事に取りかかってから完了するまでいくつかの段階がありますよね。例えば、昨期の事業報告書の作成の仕事であれば、各事業の内容のデータ探し、取りまとめ、決算額の計算、PCでのタイピング、誤記載がないかの確認などのプロセスがあるでしょうか。

 

これらのプロセスの中で、客観的に見て特に時間がかかっているなと感じる段階を探し出すのです。そうすることで、部下がどの段階での処理が苦手なのかということがわかりますし、さらに、どういうタイプの作業が苦手なのかといったことも見えてきます。

 

どういうタイプの作業が苦手か上司が把握することによって、場合によっては仕事の割り振り方を上手く変えたりすることも可能かと思います。

 

まずは部下の苦手な作業プロセスが何かを見抜きましょう。

 

仕事をしてあげる前に、その仕事を効率的にこなす方法を教えてあげる

部下が仕事ができないからといって、部下の仕事を代わりに引き受けることは簡単です(理論上の話です。これに実際問題多忙などの実情が必ずからんできますが…)。ただ、長い目で見たときに、部下のためにはなりません。

 

まず、上司や他の人が仕事を肩代わりする前に、「この仕事はこうやると短い時間で正確にこなせるよ。」と上司のスキルを伝授することが大切です。そうすることで、今後同じもしくは似た類の仕事に部下が出会ったときに、教えてもらった方法で効率よく仕事をこなすことができるからです。

 

ただこのとき、前に教えたスキルをすんなりと活かせない部下もいることでしょう。同じ内容を教えることになっても「この前も教えたじゃん!」などと責めないであげてください。

×を手で示す男性

みんなが1回で物事を覚えられるわけではありません。前のメモを見返せばいいじゃんと思うかもしれませんが、覚えることが多くメモしまくっているとどこにどんなメモをしたのかさえわからなくなってしまうこともあるのです。

部下の作業能力や記憶能力、理解するスピードなどは、教える側の感覚と違うことを認識しなければなりません。

 

辛抱強く部下を育成することができれば、今後その部下があなたの助けになってくれるときが来るかもしれませんし、別の部下を指導する際にその指導経験を活かすこともできるでしょう。

部下の話を聞く

仕事が効率よくおこなえていないのは、作業能力的な問題だけとは限りません。精神的な面が影響して仕事の効率が落ちている可能性もあります。私も過去に勤めていた職場で、精神的に滅入っていて仕事の効率が著しく低下した経験があります。

 

自分が仕事の効率を上げられず苦しんでいるのか、人間関係で悩んでいるのかはわかりませんが、悩みの有無にかかわらず、まずは部下から仕事に関しての話を聞き出してみましょう。

 

もちろん威圧的な態度で聞いてしまっては部下が警戒心を抱き、腹を割って話してくれるはずがありません。話しやすい雰囲気作りを大事にして、部下の本音を引き出しましょう。

 

部下の悩みを聞き出せたことで解決できるとは限りません。しかし少なくとも「自分の悩みを親身に聞いてくれる上司がいる」という安心感が生まれ、不安要素が軽減することで仕事に対する姿勢・能率向上のきっかけとなるでしょう。

 

適度に部下を「野放し」にして、無駄なストレスを与えない

皆さんは自分の上司と同じ空間で仕事をするとき、以下の2つの選択肢のうち、どちらが仕事の効率が上がりますか?

 

  1. 基本的に上司は私のことを見ずに、自分のデスクで黙々と仕事をしていたり、一人で休憩をとったりしている。
  2. 私の仕事ぶりをこまめにチェックしようと、上司は四六時中私の後ろに居座って仕事をする。

 

よほどだらけぐせがあって緊張感がなさすぎる人でない限り、2の方が効率が上がるという人はいないのではないでしょうか?ほとんどの方は1の方が仕事の効率が上がります。

腕を組んで何かを見つめてチェックしている男性

出来がよくない部下に対しては、どうしてもマンツーマンで仕事の具合を逐一確認したくなる上司の方もいらっしゃると思います。ですが、ここはあえて部下を「野放し」にしてみましょう。「常に見られている」という緊張から解放されて無駄な力が入らなくなり、本来の自分の力を仕事で発揮できるようになるでしょう。

 

まとめ

人間誰しも得手不得手というものがあります。仕事においても、苦手な作業と得意な作業があるのは当然です。

 

その中で、部下の仕事のパフォーマンスを最大限に引き出せるかどうかは、上司の力量にもかかっています。メンタル面でもスキル面でも充実した部下の指導ができるようになれば、部下の仕事効率だけだはなく上司やその部署の仕事環境もきっと良くなっていくでしょう。